Meble biurowe do firmy i open space – jak wyposażyć biuro krok po kroku

Wyposażenie biura firmowego to zadanie znacznie bardziej złożone niż urządzenie domowego kącika do pracy. Trzeba pogodzić komfort i zdrowie dziesiątek pracowników, przepisy dotyczące powierzchni biurowej, estetykę spójną z wizerunkiem firmy oraz budżet, który musi się zwrócić w postaci trwałości mebli przez wiele lat codziennego, intensywnego użytkowania. Ten poradnik pokazuje, jak krok po kroku zaplanować meble do biura, ze szczególnym uwzględnieniem popularnego dziś układu open space. - Podpowiada salon mebli biurowych NoNameOffice z Katowic

Czym różni się biuro open space od tradycyjnego układu gabinetowego

Open space to duża, otwarta przestrzeń biurowa, w której stanowiska pracy wielu osób znajdują się w jednym pomieszczeniu, często oddzielone jedynie niskimi ściankami działowymi lub panelami. W przeciwieństwie do układu z osobnymi gabinetami, jedynymi zamkniętymi pomieszczeniami pozostają zwykle sale konferencyjne i budki do rozmów telefonicznych. Taki model ułatwia komunikację i przepływ informacji między zespołami, ale wymaga znacznie bardziej przemyślanego doboru mebli – zarówno pod kątem akustyki, jak i ergonomii, ponieważ błędy w aranżacji dotykają od razu wielu osób jednocześnie.

Planowanie przestrzeni i wymogi formalne

Zanim zamówisz pierwsze biurko, warto sprawdzić obowiązujące normy dotyczące powierzchni biurowej – zgodnie z przepisami BHP na jednego pracownika powinno przypadać co najmniej 13 m³ objętości pomieszczenia (nie licząc mebli, urządzeń i innych elementów wyposażenia). To istotne ograniczenie przy planowaniu liczby stanowisk na danej powierzchni i wyborze wielkości biurek.

Na etapie planowania warto też z góry podzielić przestrzeń na strefy funkcjonalne: strefę roboczą, strefę spotkań/sali konferencyjnej, recepcję, strefę relaksu oraz – jeśli to możliwe – kilka zamykanych „budek” akustycznych do rozmów telefonicznych czy krótkich spotkań w cztery oczy.

Biurka do open space

Biurko to obowiązkowy element każdego stanowiska, ale w open space warto myśleć o nim systemowo, a nie pojedynczo:

• biurka benchingowe (systemowe) – łączone w rzędy lub klastry po dwie, cztery i więcej sztuk, oszczędzają przestrzeń i ułatwiają prowadzenie wspólnej instalacji elektrycznej,
• jednolity styl w całym biurze – w open space liczy się spójność, dlatego dobiera się zwykle jeden model biurka dla wszystkich stanowisk, ewentualnie z wariantami rozmiaru,
• biurka z regulacją wysokości – coraz częściej standard w nowoczesnych biurach, pozwalają pracownikom naprzemiennie pracować na siedząco i stojąco,
• odporność na intensywną eksploatację – blaty i stelaże klasy kontraktowej (biurowej) są projektowane pod dłuższą żywotność niż meble domowe, co ma znaczenie przy pracy wielu osób każdego dnia.

Krzesła i fotele biurowe klasy kontraktowej

Fotele do biura firmowego różnią się od domowych przede wszystkim wytrzymałością mechanizmów i zakresem certyfikacji – profesjonalne modele są testowane na dziesiątki tysięcy cykli użytkowania, co ma bezpośrednie przełożenie na koszt eksploatacji w przeliczeniu na lata. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na:

• regulację wysokości siedziska i podłokietników,
• podparcie lędźwiowe dopasowane do różnych sylwetek (biuro to wiele różnych osób, nie jeden użytkownik),
• łatwość przesuwania krzesła bez zakłócania ruchu innych pracowników – w ciasnych rzędach open space to istotny czynnik komfortu,
• materiał obiciowy łatwy w czyszczeniu, odporny na częste użytkowanie.

Strefowanie i akustyka

Największym wyzwaniem w open space jest hałas i brak prywatności. Dobre praktyki obejmują:

• ścianki działowe i panele wygłuszające między rzędami biurek, ograniczające rozprzestrzenianie się dźwięku,
• budki akustyczne (phone booths) – małe, zamykane kabiny do rozmów telefonicznych i krótkich spotkań, coraz częściej standard w nowoczesnych biurach,
• strefę ciszy oddzieloną od głównej przestrzeni roboczej dla zadań wymagających skupienia,
• strefę relaksu z wygodnymi fotelami, sofą i małymi stolikami – miejsce na przerwę, które pozytywnie wpływa na regenerację i samopoczucie zespołu.

Przechowywanie i porządek

W biurze firmowym system przechowywania musi obsłużyć znacznie większą skalę dokumentów i rzeczy osobistych niż w domu:

• szafy na dokumenty i archiwa – najlepiej zamykane, zgodne z wymogami RODO w przypadku danych osobowych,
• kontenerki pod biurka – osobiste miejsce na dokumenty i akcesoria każdego pracownika,
• szafki ubraniowe (szatniowe) – niezbędne dla pracowników i gości, szczególnie w większych zespołach,
• regały modułowe – łatwe do rozbudowy wraz ze wzrostem zespołu, bez konieczności wymiany całego umeblowania.

Recepcja i strefa spotkań

Recepcja to pierwsze miejsce, które widzą klienci i goście firmy, dlatego warto dobrać do niej meble spójne stylistycznie z resztą biura, ale nieco bardziej reprezentacyjne – stoliki recepcyjne, wygodne siedziska dla oczekujących gości i estetyczne rozwiązania do przechowywania. Sala konferencyjna z kolei wymaga stołu dopasowanego do liczby uczestników spotkań oraz krzeseł zapewniających komfort podczas dłuższych narad.

Trwałość, koszt i leasing mebli

Meble biurowe klasy profesjonalnej są droższe niż ich domowe odpowiedniki, ale ich cena rozkłada się na dużo dłuższy okres intensywnej eksploatacji. Przy planowaniu budżetu warto rozważyć:

• zakup mebli modułowych, które można rozbudowywać wraz ze wzrostem firmy zamiast wymieniać cały komplet,
• negocjację rabatów przy większych zamówieniach u jednego dostawcy,
• leasing mebli biurowych – rozwiązanie pozwalające wyposażyć biuro bez jednorazowego, dużego obciążenia budżetu, popularne szczególnie przy wyposażaniu nowych powierzchni.

Dobrze zaplanowane meble biurowe w firmie to inwestycja, która wpływa jednocześnie na zdrowie i komfort pracowników, wizerunek firmy w oczach klientów oraz realne koszty eksploatacji biura przez kolejne lata. Warto podejść do tego procesu systemowo – od analizy przestrzeni, przez dobór mebli klasy kontraktowej, po zaplanowanie stref funkcjonalnych – zamiast kupować meble punktowo, w miarę pojawiających się potrzeb.